１.特定技能外国人の理解とその活用：企業が積極的に取り組むべき要素

「特定技能」ビザの持ち主を採用する際に考慮すべき要点とその重要性――これらについて把握することは、企業が海外からの人材を円滑に受け入れ、最大限に活用するうえで重要です。規制とコンプライアンスは複雑な分野であるため、理解することは容易ではありません。しかし、当の要素を適切に理解し適用することで、企業は異文化スキルを生かす強固な環境を築くことができます。本記事では、その一環として特定技能の「定期面談」について解説します。定期面談の目的とその進行方法、そしてなぜそれが企業と労働者の両方にとって価値あるプロセスであるのかを詳しく解説します。

2. 定期面談とは：その目的と持つ企業の義務

特定技能ビザを持つ外国人労働者を雇う企業は一定の義務を負っており、その一つに「定期面談」があります。定期面談とは、企業が外国人労働者やその監督者と3ヶ月に1回以上のペースで行う確認作業のことです。このプロセスは外国人労働者の生活状況や労働条件を評価し、その結果を出入国在留管理庁（入管）に報告することにより、適切な労働環境が維持されていることを確認します。

3.定期面談の重要性：労働者向け支援と課題解決の役割

では、なぜ「定期面談」は重要なのでしょうか？特定技能労働者が適正な環境で仕事を行っているかを評価することはもちろん重要ですが、その他にも、「定期面談」は受け入れ企業の支援担当者と外国人労働者及びその監督者との定期的なコミュニケーションを保証し、重要な運用上の課題を発見し解決する役割も果たしています

4.出入国在留管理庁への「定期届出」：定期面談の結果とその重要性

さらに、「定期面談」は単なる面談以上のものです。実際には、定期面談の結果は出入国在留管理庁への「定期届出」の一部として必要となるため、面談を適切に行い、記録を取ることが重要です

5.定期面談の具体的な進行：職場環境の確認と労働者・監督者とのコミュニケーション”

それでは、定期面談は具体的に何を行うのでしょうか？ これは特定技能外国人の労働状況や生活状況を定期的に確認する活動で、外国人自身とその監督者との間で行われます。具体的には、一人の特定技能外国人に対して、以下の2回の面談が必要です

6.確認すべき事項：労働環境、待遇、生活状況の詳細

支援責任者（または担当者）が特定技能外国人と面談

支援責任者（または担当者）が外国人の上司（または監督者）と面談

しかし、現実的な状況を把握し、適切なサポートを提供するためには、定期面談におけるこころゆく情報収集が不可欠です。定期面談で確認すべき事項は、労働環境（業務内容や労働時間）、待遇（報酬や休暇）、生活状況（住居、食費、保険等）など広範にわたります。また、入管に提出する報告書には職場でのトラブルや健康状態など、具体的な問題が発覚した場合の詳細を含めるべきです。

このように、定期面談は適切な労働環境を確保するための重要なプロセスです。しかし、実施には気をつけるべき点がいくつかあります。

７.定期面談の進行法

第一に、面談は外国人労働者が十分に理解できる言語で行われるべきで、必要に応じて通訳者を手配しましょう。また、面談は原則として対面で直接行うことが推奨されていますが、新型コロナウイルスの影響下では、テレビ電話等でも行うことが可能です。

8.良好な職場環境の実現へ：定期面談を活用した問題解決とコミュニケーションの維持”

定期面談は、特定技能外国人労働者やその監督者との定期的なコミュニケーションを通じて、問題を早期発見し解決するための重要なツールです。受け入れ企業は、より良い職場環境を作るためにこれらの面談を活用し、外国人労働者と日本人が互いに働きやすい環境を実現しましょう。